Έξοδα Επιχείρησης στην Πράξη
Πώς αξιοποιείτε σωστά τις επαγγελματικές σας δαπάνες και τον ΦΠΑ
Η σωστή διαχείριση των εξόδων επιχείρησης μπορεί να μειώσει νόμιμα το φορολογητέο κέρδος και, όπου επιτρέπεται, τον ΦΠΑ.
Το ζητούμενο δεν είναι να περιορίσετε τις δαπάνες σας, αλλά να γνωρίζετε ποιες πραγματικά αφορούν την επιχείρηση , πώς αντιμετωπίζονται φορολογικά και τι στοιχεία χρειάζεται να κρατάτε όταν η επαγγελματική χρήση δεν είναι αυτονόητη.
Στον οδηγό θα δείτε με καθημερινά παραδείγματα τι ισχύει για αυτοκίνητα, καύσιμα, leasing, γεύματα, ταξίδια, κατοικία ως έδρα, κινητά, εξοπλισμό και άλλες συνηθισμένες δαπάνες μιας επιχείρησης.
1. Έχω τιμολόγιο. Τι σημαίνει αυτό;
Το ότι υπάρχει τιμολόγιο είναι το πρώτο βήμα.
Στα έξοδα επιχείρησης, το παραστατικό είναι το πρώτο βήμα. Αυτό που έχει σημασία είναι η δαπάνη να αφορά πραγματικά την επιχείρηση .
Για πολλές καθημερινές δαπάνες αυτό είναι αυτονόητο. Για άλλες όμως — όπως αυτοκίνητο, γεύματα, ταξίδια, κατοικία, κινητά ή εξοπλισμός — χρειάζεται να γνωρίζουμε για ποιον επαγγελματικό λόγο έγινε η αγορά .
Εμείς αναλαμβάνουμε τη σωστή λογιστική και φορολογική αντιμετώπιση.
Το σημαντικό για εμάς δεν είναι μόνο «υπάρχει τιμολόγιο;» αλλά και «τι ακριβώς αφορά;».
2. Έξοδα επιχείρησης: δύο βασικές κατηγορίες
Κατά κανόνα επαγγελματικές
Δαπάνες των οποίων η σχέση με τη λειτουργία της επιχείρησης είναι συνήθως σαφής.
Ενδεικτικά: επαγγελματικό software, λογιστικές και συμβουλευτικές υπηρεσίες, γραφική ύλη, επαγγελματικός εξοπλισμός, εταιρική κινητή τηλεφωνία, internet, ενοίκιο και λειτουργικά έξοδα επαγγελματικού χώρου.
Αυτές είναι οι δαπάνες που δεν θέλουμε να χάνονται.Χρειάζονται λίγες περισσότερες πληροφορίες
Υπάρχουν δαπάνες που μπορεί να είναι απολύτως επαγγελματικές, αλλά η σχέση τους με την επιχείρηση δεν προκύπτει πάντοτε μόνο από το παραστατικό.
Ενδεικτικά: ΙΧ, γεύματα με πελάτες, επαγγελματικά ταξίδια, κατοικία που χρησιμοποιείται ως έδρα ή άλλες δαπάνες που μπορεί να έχουν και προσωπική χρήση.
Εκεί χρειαζόμαστε απλώς να γνωρίζουμε τι αφορά η δαπάνη και, όπου χρειάζεται, να υπάρχει η κατάλληλη τεκμηρίωση.Υπάρχουν και δαπάνες που ο νόμος δεν επιτρέπει να εκπέσουν
Ανεξάρτητα από το αν υπάρχει παραστατικό, το άρθρο 23 του Κώδικα Φορολογίας Εισοδήματος προβλέπει συγκεκριμένες περιπτώσεις που δεν αναγνωρίζονται φορολογικά.
Ενδεικτικά: προσωπικές καταναλωτικές δαπάνες, πρόστιμα και ποινές, μη καταβληθείσες ασφαλιστικές εισφορές, καθώς και περιπτώσεις στις οποίες δεν έχουν τηρηθεί οι προβλεπόμενοι κανόνες εξόφλησης.
Αυτές οι περιπτώσεις αντιμετωπίζονται από το λογιστικό γραφείο κατά τη φορολογική επεξεργασία της δαπάνης.
3. Τι σημαίνει «τεκμηριώνω» μία δαπάνη;
Τεκμηρίωση σημαίνει ότι από τα στοιχεία που κρατάμε μπορούμε να καταλάβουμε τι αφορά μία δαπάνη και πώς συνδέεται με την επιχείρηση.
Οι 6 ερωτήσεις της τεκμηρίωσης
Όσο περισσότερο μία δαπάνη θα μπορούσε να είναι προσωπική, τόσο σημαντικότερη γίνεται η τεκμηρίωσή της.
Δημιουργείται όταν πραγματοποιείται η δαπάνη.
4. Αυτοκίνητο – Βενζίνες – Service – Διόδια
«Χρησιμοποιώ το αυτοκίνητό μου και για τη δουλειά» δεν αποτελεί από μόνο του πλήρη τεκμηρίωση της δαπάνης.
Εξετάζουμε:
- Σε ποιον ανήκει το όχημα.
- Ποιος το χρησιμοποιεί.
- Για ποιες μετακινήσεις.
- Ποιος είναι ο συγκεκριμένος επιχειρηματικός σκοπός.
- Αν υπάρχει και προσωπική χρήση.
Η καθημερινή μετάβαση από την κατοικία στον συνηθισμένο χώρο εργασίας δεν ταυτίζεται με μετακίνηση από το γραφείο σε πελάτη, εργοτάξιο, προμηθευτή ή συγκεκριμένο έργο.
Πρακτικό αρχείο μετακινήσεων
| Ημερομηνία | Προορισμός | Πελάτης / έργο | Σκοπός | Χιλιόμετρα |
|---|---|---|---|---|
| 12/10/2026 | Κορωπί | ABC ΑΕ | Συνάντηση έργου | 54 |
| 14/10/2026 | Θήβα | XYZ ΑΕ | Επίσκεψη εγκατάστασης | 150 |
Σε υπόθεση της ΔΕΔ 932/2025, ο ισχυρισμός ότι τα καύσιμα χρησιμοποιήθηκαν για τις ανάγκες της επιχείρησης δεν κρίθηκε επαρκής χωρίς στοιχεία από τα οποία να προκύπτουν ανά όχημα ο προορισμός, τα διανυθέντα χιλιόμετρα, οι ημερομηνίες και ο σκοπός της μετάβασης.
Και ο ΦΠΑ;
Για τα συνήθη επιβατικά ΙΧ έως 9 θέσεων υπάρχουν ειδικοί περιορισμοί στην έκπτωση ΦΠΑ για αγορά, μίσθωση, καύσιμα, επισκευές, συντήρηση και λοιπά έξοδα κυκλοφορίας, με τις ειδικές εξαιρέσεις που προβλέπει ο νόμος.
Μία δαπάνη αυτοκινήτου μπορεί να εξετάζεται θετικά για τον φόρο εισοδήματος και ταυτόχρονα ο ΦΠΑ της να μην εκπίπτει.
5. Leasing αυτοκινήτου
Στην πράξη συναντάμε δύο αντίθετες απόψεις:
«Είναι ΕΙΧ, άρα δεν εκπίπτει»
Δεν είναι σωστό ως γενικός κανόνας.
«Είναι leasing στο ΑΦΜ, άρα περνάει όλο»
Ούτε αυτό είναι σωστό ως γενικός κανόνας.
Η σωστή ερώτηση
Γιατί χρειάζεται η συγκεκριμένη επιχείρηση το συγκεκριμένο αυτοκίνητο;
Σε αποφάσεις της ΔΕΔ του 2026 έχουν αναγνωριστεί δαπάνες leasing όταν από τα πραγματικά περιστατικά προέκυπτε ουσιαστική ανάγκη μετακινήσεων για την επιχειρηματική δραστηριότητα, όπως επισκέψεις σε διαφορετικές εγκαταστάσεις ή γεωγραφικά διασπαρμένο πελατολόγιο.
Operating ή Financial Leasing;
Ο όρος «leasing» χρησιμοποιείται για διαφορετικές συμβάσεις. Η λειτουργική μίσθωση και η χρηματοδοτική μίσθωση δεν έχουν πάντα την ίδια λογιστική και φορολογική αντιμετώπιση.
Leasing και παροχή σε είδος
Όταν εταιρικό ή μισθωμένο όχημα παραχωρείται σε εργαζόμενο, εταίρο ή μέτοχο και για προσωπική χρήση, μπορεί να δημιουργείται φορολογητέα παροχή σε είδος.
Επομένως δεν εξετάζουμε μόνο αν εκπίπτει το μίσθωμα. Εξετάζουμε και ποιος χρησιμοποιεί το αυτοκίνητο και με ποιους όρους.
Ηλεκτρικά και χαμηλών ρύπων
Η φορολογική νομοθεσία προβλέπει ειδικά κίνητρα για οχήματα μηδενικών και χαμηλών ρύπων. Για τον λόγο αυτό, η επιλογή leasing δεν πρέπει να γίνεται αποκλειστικά με βάση τη μηνιαία δόση.
κόστος + φόρο εισοδήματος + ΦΠΑ + παροχή σε είδος + πραγματική επιχειρηματική χρήση.
6. Γεύμα με πελάτη
Ένα τιμολόγιο εστιατορίου δείχνει πού έγινε η κατανάλωση και πόσο κόστισε.
Δεν αποδεικνύει όμως ποιος ήταν ο πελάτης και ποιος ήταν ο επιχειρηματικός σκοπός.
Ημερομηνία: 15/10/2026
Πελάτης: ABC ΑΕ
Συμμετέχοντες: Χ, Ψ
Σκοπός: Διαπραγμάτευση νέας σύμβασης έργου
Μπορούν επίσης να διατηρούνται email, πρόσκληση, calendar invitation, προσφορά ή σχετική σύμβαση.
Στη ΔΕΔ 1274/2024, δαπάνες σίτισης και φιλοξενίας δεν υποστηρίχθηκαν με επαρκή συμπληρωματικά στοιχεία. Αναφέρονται ενδεικτικά στοιχεία όπως ονόματα συμμετεχόντων, σχετική αλληλογραφία και προσκλήσεις.
«Γεύμα με πελάτη» είναι μία περιγραφή.
Η τεκμηρίωση είναι αυτό που αποδεικνύει τον επιχειρηματικό σκοπό.
7. Supermarket
Δεν υπάρχει «τιμολόγιο supermarket που περνάει» και «τιμολόγιο supermarket που δεν περνάει».
Μας ενδιαφέρει τι ακριβώς αγοράστηκε και για ποια χρήση.
Για τη λειτουργία της επιχείρησης
Καθαριστικά επαγγελματικού χώρου, χαρτικά, αναλώσιμα και λοιπά είδη που χρησιμοποιούνται για τις ανάγκες λειτουργίας της επιχείρησης.
Για το προσωπικό
Νερό, καφές και αντίστοιχα είδη που διατίθενται στο προσωπικό στον χώρο εργασίας μπορούν να αποτελούν δαπάνες της επιχείρησης, ανάλογα με τα πραγματικά δεδομένα.
Το ότι αγοράστηκαν από supermarket δεν τα μετατρέπει σε προσωπική δαπάνη.
Προσωπικές αγορές
Τρόφιμα οικογένειας, παιδικά προϊόντα, είδη προσωπικής υγιεινής και λοιπές οικιακές αγορές δεν αποκτούν επαγγελματικό χαρακτήρα επειδή εκδόθηκε τιμολόγιο.
Όταν στο ίδιο κατάστημα πραγματοποιείτε ταυτόχρονα επαγγελματικές και προσωπικές αγορές, είναι προτιμότερο να τις χωρίζετε στο ταμείο σε διαφορετικά παραστατικά.
Στη ΔΕΔ 623/2024 εξετάστηκε το πραγματικό περιεχόμενο αγορών supermarket.
Απορρίφθηκαν αγορές που από το είδος τους συνδέονταν με προσωπικές και οικογενειακές ανάγκες, ενώ στην ίδια υπόθεση αναφέρεται ότι δεν είχαν απορριφθεί άλλες αγορές, όπως καφέδες, χυμοί, νερά και αρτοσκευάσματα, οι οποίες κρίθηκαν ότι μπορούσαν να εντάσσονται στις συνήθεις συναλλαγές της επιχείρησης.
Στη ΔΕΔ 1419/2025 κρίθηκε ότι ο ΦΠΑ που αφορούσε προμήθεια νερού και καφέ για το υπαλληλικό προσωπικό μπορούσε να εκπέσει, καθώς στη συγκεκριμένη υπόθεση οι δαπάνες αυτές συνδέθηκαν άμεσα με την άσκηση της επιχειρηματικής δραστηριότητας.
8. Κατοικία ως επαγγελματική έδρα
Πολλές ατομικές επιχειρήσεις έχουν ως έδρα την κατοικία του επαγγελματία.
Αυτό δεν σημαίνει ότι ολόκληρη η κατοικία μετατρέπεται σε επαγγελματικό χώρο.
Ιδιόκτητη κατοικία
Αν ένα συγκεκριμένο μέρος της ιδιόκτητης κατοικίας χρησιμοποιείται ως επαγγελματική έδρα ή γραφείο, οι δαπάνες που αντιστοιχούν στην επαγγελματική χρήση μπορούν να εξετάζονται χωριστά.
Η ιδιόχρηση του επαγγελματικού τμήματος έχει επίσης ιδιαίτερη φορολογική αντιμετώπιση, την οποία αναλαμβάνει το λογιστικό γραφείο.
Μισθωμένη κατοικία
Όταν μέρος της μισθωμένης κατοικίας χρησιμοποιείται πραγματικά ως επαγγελματικός χώρος, μπορεί να εξεταστεί ο επιμερισμός του μισθώματος και των κοινών λειτουργικών δαπανών κατά το μέρος που αφορούν την επιχείρηση.
Ο επιμερισμός πρέπει να ανταποκρίνεται στον χώρο που πράγματι χρησιμοποιείται επαγγελματικά.
Δωρεάν παραχώρηση
Η κατοικία ή μέρος αυτής μπορεί να έχει παραχωρηθεί νόμιμα για χρήση ως επαγγελματική έδρα.
Δεν υπάρχει καταβαλλόμενο μίσθωμα, μπορούν όμως να υπάρχουν λειτουργικές δαπάνες που βαρύνουν την επιχείρηση και αφορούν τον χώρο που χρησιμοποιείται επαγγελματικά.
Η δωρεάν παραχώρηση επαγγελματικού χώρου έχει ξεχωριστή φορολογική αντιμετώπιση για τον ιδιοκτήτη.
Ποιες δαπάνες μπορούν να επιμερίζονται;
Ανάλογα με τα πραγματικά δεδομένα της κατοικίας και τον τρόπο χρήσης του επαγγελματικού χώρου, μπορεί να εξετάζεται το μέρος που αφορά την επιχείρηση σε δαπάνες όπως:
Παράδειγμα
Κατοικία 100 τ.μ. — συγκεκριμένο δωμάτιο 15 τ.μ. χρησιμοποιείται σταθερά ως επαγγελματικό γραφείο.
Για κοινές λειτουργικές δαπάνες, τα 15 τ.μ. μπορούν να αποτελέσουν μία εύλογη βάση επιμερισμού, εφόσον ανταποκρίνονται στην πραγματική χρήση.
Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι εφαρμόζουμε αυτόματα το ίδιο ποσοστό σε κάθε αγορά ή εργασία που γίνεται στην κατοικία.
Βάψιμο του επαγγελματικού γραφείου
Αν βάφεται αποκλειστικά το δωμάτιο που χρησιμοποιείται ως επαγγελματικό γραφείο, η σύνδεση της δαπάνης με την επαγγελματική χρήση είναι σαφής.
Βάψιμο ολόκληρης της κατοικίας
Δεν θεωρούμε αυτόματα ολόκληρη τη δαπάνη επαγγελματική, ούτε εφαρμόζουμε μηχανικά ένα ποσοστό χωρίς να εξετάσουμε τι πραγματικά αφορά τον επαγγελματικό χώρο.
«Μα δέχομαι πελάτες στο σαλόνι»
Η περιστασιακή χρήση ενός προσωπικού χώρου για μία επαγγελματική συνάντηση δεν σημαίνει αυτομάτως ότι ολόκληρος ο χώρος αποκτά μόνιμο επαγγελματικό χαρακτήρα.
Μας ενδιαφέρει η πραγματική, συστηματική και αποδείξιμη χρήση.
Στη ΔΕΔ 1156/2026 ο φορολογούμενος είχε δηλώσει την κατοικία του ως έδρα της ατομικής επιχείρησης.
Η ΔΕΔ δέχθηκε ότι η κατοικία μπορεί να χρησιμοποιείται ως επαγγελματική έδρα, αλλά έκρινε ότι δαπάνες συντήρησης και βελτίωσης της κατοικίας πρέπει να μπορούν να συνδεθούν με τον χώρο που χρησιμοποιείται πραγματικά για την επιχειρηματική δραστηριότητα.
Ο επιμερισμός πρέπει να είναι λογικός, σταθερός και να ανταποκρίνεται στον χώρο και στον τρόπο που πραγματικά χρησιμοποιείται για την επιχείρηση.
9. Laptop – Κινητό – Τηλεόραση – Έπιπλα
Κάθε επιχείρηση μπορεί να προμηθεύεται τον εξοπλισμό που χρειάζεται για τη λειτουργία, την οργάνωση και την επικοινωνία της.
Laptop – Υπολογιστές – Tablets
Laptop, desktop, οθόνες και tablets αποτελούν συνηθισμένο εξοπλισμό μιας σύγχρονης επιχείρησης.
Μπορούν να χρησιμοποιούνται για τιμολόγηση, email, επικοινωνία, παραγγελίες, τραπεζικές συναλλαγές, παρουσιάσεις, αποθήκευση αρχείων, εφαρμογές και γενικά για την καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης.
Η επαγγελματική χρησιμότητα δεν εξαρτάται από το επάγγελμα.
Κινητά τηλέφωνα
Μία επιχείρηση μπορεί να διαθέτει εταιρικά κινητά στον επιχειρηματία, στους εταίρους, στα στελέχη ή στο προσωπικό της για τις ανάγκες της εργασίας.
Για παράδειγμα, μία εταιρεία μπορεί να διαθέτει επτά κινητά σε επτά εργαζομένους για επικοινωνία με πελάτες, συνεργάτες ή μεταξύ των τμημάτων της.
Πρόκειται για απολύτως φυσιολογική επιχειρηματική δαπάνη.
Έπιπλα – Οθόνες – Εξοπλισμός χώρου
Γραφεία, καρέκλες, βιβλιοθήκες, ντουλάπια, οθόνες και λοιπός εξοπλισμός μπορούν να αποτελούν κανονικές δαπάνες λειτουργίας μιας επιχείρησης.
Μία μεγάλη οθόνη ή τηλεόραση σε meeting room μπορεί, για παράδειγμα, να χρησιμοποιείται για παρουσιάσεις, τηλεδιασκέψεις ή εκπαίδευση προσωπικού.
Πότε χρειαζόμαστε περισσότερες πληροφορίες;
Κυρίως όταν η χρήση του εξοπλισμού δεν είναι προφανώς επαγγελματική ή όταν φαίνεται να υπάρχει σημαντική προσωπική χρήση.
Για παράδειγμα, διαφορετική είναι η περίπτωση μιας εταιρείας που διαθέτει κινητά στους εργαζομένους της και διαφορετική μιας ατομικής επιχείρησης που έχει τέσσερις τηλεφωνικές γραμμές οι οποίες στην πράξη χρησιμοποιούνται από όλη την οικογένεια.
Δεν ξεκινάμε λοιπόν από το «γιατί το αγόρασες;». Ξεκινάμε από το «πώς χρησιμοποιείται στην επιχείρηση;».
Εξοπλισμός εκτός της έδρας
Είναι απολύτως φυσιολογικό laptop, tablet ή κινητό να βρίσκεται εκτός της επαγγελματικής έδρας.
Μπορεί να χρησιμοποιείται από εργαζόμενο, εταίρο ή συνεργάτη σε τηλεργασία, συναντήσεις, έργα ή μετακινήσεις.
Για σημαντικό εξοπλισμό είναι χρήσιμο η επιχείρηση να γνωρίζει ποιος τον χρησιμοποιεί, πού βρίσκεται και για ποιο σκοπό.
Το αν μία αγορά θα καταχωριστεί άμεσα ως έξοδο ή θα αντιμετωπιστεί ως πάγιο και θα αποσβεστεί είναι θέμα λογιστικού και φορολογικού χειρισμού που αναλαμβάνει το λογιστικό γραφείο. Δεν χρειάζεται να το αποφασίζει ο επιχειρηματίας πριν από την αγορά.
10. Επαγγελματικά ταξίδια
Ένα ταξίδι μπορεί να αποτελεί κανονική επιχειρηματική δαπάνη όταν πραγματοποιείται για τις ανάγκες και την ανάπτυξη της επιχείρησης.
Ποιος μπορεί να ταξιδεύει;
Ανάλογα με τη λειτουργία της επιχείρησης, μπορεί να μετακινείται ο επιχειρηματίας, εταίρος, εργαζόμενος, πωλητής ή άλλος εκπρόσωπος που ενεργεί για λογαριασμό της.
Το κρίσιμο στοιχείο είναι ο επιχειρηματικός σκοπός της μετακίνησης.
Για ποιο σκοπό;
Ενδεικτικά, ένα ταξίδι μπορεί να αφορά:
επισκέψεις σε πελάτες ή υποψήφιους πελάτες, περιοδεία πωλητή, δειγματισμό προϊόντων, έκθεση ή συνέδριο, επαγγελματική εκπαίδευση, συνάντηση με προμηθευτές, εκτέλεση έργου ή άλλη επιχειρηματική δραστηριότητα.
Τι κρατάμε;
Εισιτήρια, ξενοδοχείο και λοιπά παραστατικά αποτελούν τη βάση.
Όπου χρειάζεται, βοηθούν επιπλέον: email, πρόγραμμα έκθεσης ή συνεδρίου, στοιχεία πελατών που επισκεφθήκαμε, επαγγελματικές κάρτες, συναντήσεις στο ημερολόγιο και λοιπή αλληλογραφία.
Παράδειγμα – Περιοδεία για εύρεση νέων πελατών
Εταίρος εμπορικής επιχείρησης πραγματοποιεί περιοδεία σε νησιά για αναζήτηση νέων πελατών και δειγματισμό των προϊόντων της εταιρείας.
Εκτός από τα εισιτήρια, τη διαμονή και τα λοιπά παραστατικά του ταξιδιού, μπορεί πολύ εύκολα να δημιουργήσει και ένα χρήσιμο αρχείο των επαγγελματικών επαφών του.
Σε κάθε επίσκεψη μπορεί, για παράδειγμα, να κρατά την επαγγελματική κάρτα ή τα στοιχεία της επιχείρησης που επισκέφθηκε και μία σύντομη σημείωση για την ημερομηνία και το αντικείμενο της επαφής.
Ακόμη καλύτερα, μετά την επίσκεψη μπορεί να αποστέλλει ένα σύντομο ενημερωτικό email, να ευχαριστεί για τη συνάντηση, να αποστέλλει τον κατάλογο ή την παρουσίαση των προϊόντων και, όπου υπάρχει, να παραπέμπει και στη σελίδα ηλεκτρονικού εμπορίου της επιχείρησης.
Με αυτόν τον τρόπο δεν δημιουργείται απλώς τεκμηρίωση. Δημιουργείται ταυτόχρονα και οργανωμένη εμπορική συνέχεια της επίσκεψης.
Το ίδιο ισχύει και για έναν πωλητή
Η ίδια λογική εφαρμόζεται όταν ταξιδεύει εργαζόμενος πωλητής, εμπορικός αντιπρόσωπος ή άλλο πρόσωπο που έχει αποσταλεί από την επιχείρηση.
Ένα απλό αρχείο με προορισμό, ημερομηνίες, επιχειρήσεις που επισκέφθηκε και σκοπό των επαφών συνδέει με πολύ καθαρό τρόπο τη μετακίνηση με την επιχειρηματική δραστηριότητα.
Παράδειγμα – Έκθεση στη Φρανκφούρτη
Έκθεση: 11–13 Οκτωβρίου
Αναχώρηση: 10/10
Εύλογη επαγγελματική επιστροφή: 14/10
Πραγματική επιστροφή: 18/10
Η συμμετοχή στην έκθεση, η μετακίνηση και η αναγκαία διαμονή συνδέονται με τον επαγγελματικό σκοπό του ταξιδιού.
Αν ο ταξιδιώτης παραμείνει επιπλέον ημέρες για προσωπικούς λόγους, οι πρόσθετες προσωπικές ημέρες δεν αποκτούν επαγγελματικό χαρακτήρα επειδή το ταξίδι ξεκίνησε για επαγγελματικό σκοπό.
Για κάθε ταξίδι είναι χρήσιμο να γνωρίζουμε: ποιος ταξίδεψε, με ποια ιδιότητα, τον προορισμό, τον επιχειρηματικό σκοπό, τις ημερομηνίες αναχώρησης και επιστροφής και τις βασικές δαπάνες του ταξιδιού.
Η ΔΕΔ 916/2025 αναφέρεται ειδικά σε εξοδολόγια μετακινούμενων υπαλλήλων και επισημαίνει στοιχεία όπως το όνομα του ταξιδιώτη, τον σκοπό, τον προορισμό, τις ημερομηνίες αναχώρησης και επιστροφής και την αναλυτική καταγραφή των σχετικών δαπανών.
Η ΔΕΔ 1157/2024 δείχνει επίσης τη σημασία της σύνδεσης του ταξιδιού με συγκεκριμένη επαγγελματική δραστηριότητα: αναφέρει ενδεικτικά ηλεκτρονική αλληλογραφία για προγραμματισμένες συναντήσεις ή στοιχεία συμμετοχής σε έκθεση προϊόντων.
Αντίστοιχα, η ΔΕΔ 1399/2024 ανέδειξε τη χρησιμότητα ενός ιδιαίτερου αρχείου για κάθε ταξίδι μαζί με τα σχετικά δικαιολογητικά μετακίνησης και διαμονής.
11. Δαπάνες που πληρώθηκαν αλλά δεν αναγνωρίζονται φορολογικά
Μία πραγματική ταμειακή εκροή δεν σημαίνει υποχρεωτικά φορολογικά εκπιπτόμενη δαπάνη.
Δαπάνες άνω των 500€
Για αγορές αγαθών ή υπηρεσιών άνω των προβλεπόμενων ορίων, ο τρόπος εξόφλησης μπορεί να αποτελεί προϋπόθεση φορολογικής αναγνώρισης.
Μισθοδοσία
Η εξόφληση των αποδοχών πρέπει να γίνεται με τον προβλεπόμενο ηλεκτρονικό τρόπο.
Ασφαλιστικές εισφορές
Οι μη καταβληθείσες ασφαλιστικές εισφορές δεν αναγνωρίζονται φορολογικά μέχρι την καταβολή τους σύμφωνα με τις προϋποθέσεις του νόμου.
Πρόστιμα και προσαυξήσεις
Το ότι η επιχείρηση πλήρωσε ένα πρόστιμο δεν σημαίνει ότι το ποσό μπορεί να μειώσει το φορολογητέο αποτέλεσμα.
«Το πλήρωσα» δεν σημαίνει «εκπίπτει».
12. Καταχώριση ≠ φορολογική έκπτωση
Ένα παραστατικό μπορεί να είναι πραγματικό και να έχει καταχωριστεί στα λογιστικά βιβλία.
Αν όμως ο νόμος δεν επιτρέπει στη συγκεκριμένη δαπάνη να μειώσει το φορολογητέο αποτέλεσμα, μπορεί να απαιτείται φορολογική αναμόρφωση.
Άλλο: «η δαπάνη αναγνωρίστηκε φορολογικά».
Αυτό δεν αποτελεί προσωπική επιλογή του λογιστή. Αποτελεί εφαρμογή των φορολογικών κανόνων.
13. «Ο άλλος λογιστής το περνάει»
Το καταχωρίζει στα λογιστικά βιβλία;
Ή το θεωρεί και φορολογικά εκπιπτόμενο;
Και υπάρχει ακόμη μία σημαντικότερη ερώτηση:
Έχει ελεγχθεί η συγκεκριμένη αντιμετώπιση;
Το γεγονός ότι μία πρακτική εφαρμόζεται επί χρόνια χωρίς να έχει πραγματοποιηθεί σχετικός φορολογικός έλεγχος δεν αποδεικνύει ότι η πρακτική είναι φορολογικά σωστή.
Αν μία περίπτωση έχει πράγματι ελεγχθεί, αυτό που έχει αξία είναι να γνωρίζουμε ποια ήταν τα πραγματικά περιστατικά, ποια στοιχεία παρουσιάστηκαν και τι έκρινε ο έλεγχος.
Για αυτό παραπέμπουμε σε πραγματικές αποφάσεις της Διεύθυνσης Επίλυσης Διαφορών.
Ζητάμε από τον πελάτη να τεκμηριώνει τις δαπάνες του.
Αντίστοιχα, τεκμηριώνουμε και εμείς γιατί του ζητάμε αυτά τα στοιχεία.
14. Γιατί χρησιμοποιούμε αποφάσεις της ΔΕΔ;
Οι αποφάσεις της Διεύθυνσης Επίλυσης Διαφορών αφορούν συγκεκριμένες υποθέσεις και συγκεκριμένα πραγματικά περιστατικά.
Δεν αποτελούν αυτόματο κανόνα που εφαρμόζεται σε κάθε επιχείρηση.
Είναι όμως πολύ χρήσιμες επειδή δείχνουν στην πράξη:
- τι ζήτησε ένας πραγματικός φορολογικός έλεγχος,
- ποια δικαιολογητικά υπήρχαν,
- ποια δικαιολογητικά έλειπαν,
- και πώς αξιολογήθηκαν οι ισχυρισμοί του φορολογουμένου.
Στόχος δεν είναι να φοβηθεί ο επιχειρηματίας.
Στόχος είναι να οργανώσει σήμερα τα στοιχεία που μπορεί να χρειαστεί αύριο.
15. Γρήγορος πίνακας εξόδων επιχείρησης
| Περίπτωση | Εισόδημα | ΦΠΑ | Τι εξετάζουμε |
|---|---|---|---|
| Ενοίκιο επαγγελματικού χώρου | 🟢 | Ανά περίπτωση | Δηλωμένη επαγγελματική εγκατάσταση |
| Ρεύμα / τηλέφωνο / internet επαγγελματικού χώρου | 🟢 | 🟢* | Χρήση αποκλειστικά ή πραγματικά για την επιχείρηση |
| Γραφεία, καρέκλες, βιβλιοθήκες και εξοπλισμός χώρου | 🟢 | 🟢* | Επαγγελματικός χώρος – πάγιο όπου απαιτείται |
| Υπολογιστές, monitors, printers | 🟢 | 🟢* | Χρήστης, δραστηριότητα και τόπος εγκατάστασης |
| Εταιρικά κινητά για εργαζομένους / στελέχη | 🟢 | 🟢* | Πραγματική επιχειρηματική χρήση |
| Software / ERP / Cloud / Hosting / επαγγελματικές συνδρομές | 🟢 | 🟢* | Σύνδεση με τη δραστηριότητα |
| Λογιστής, δικηγόρος, τεχνικός, σύμβουλος | 🟢 | 🟢* | Υπηρεσία προς την επιχείρηση |
| Google Ads / διαφήμιση / marketing | 🟢 | 🟢* | Προώθηση της επιχείρησης |
| Courier / μεταφορικά / έξοδα αποστολών | 🟢 | 🟢* | Σύνδεση με πωλήσεις ή λειτουργία |
| Τραπεζικές προμήθειες / POS | 🟢 | — | Συναλλαγές της επιχείρησης |
| ΦΙΧ / επαγγελματικό van | 🟢 | 🟢* | Πραγματική χρήση για τις ανάγκες της επιχείρησης |
| Καύσιμα / service / ελαστικά ΦΙΧ | 🟢 | 🟢* | Επαγγελματικό όχημα και επιχειρηματική χρήση |
| ΜΑΠ – κράνος, γάντια, υποδήματα ασφαλείας, ειδική στολή | 🟢 | 🟢* | Φύση εργασίας / προδιαγραφές ασφαλείας |
| Επισκευές και συντήρηση επαγγελματικού χώρου | 🟢 | 🟢* | Αφορά πραγματικά την επαγγελματική εγκατάσταση |
| Εκδήλωση παρουσίασης νέου προϊόντος / ενημερωτική ημερίδα | 🟢 με όρια | Ειδικός έλεγχος | Πρόγραμμα, συμμετέχοντες, σκοπός, προϊόν, κόστος |
| Catering στο πλαίσιο πραγματικής παρουσίασης προϊόντος | 🟢 με όρια | 🔴 / ειδικός έλεγχος | Δεν είναι απλή ψυχαγωγία – ισχύουν ειδικοί περιορισμοί |
| Αμοιβή ιδιώτη με νόμιμο Τίτλο Κτήσης | 🟢 | — | Μόνο εφόσον πληρούνται οι προϋποθέσεις Τίτλου Κτήσης |
| Νερά / καφές στον χώρο εργασίας | 🟢 / 🟡 | 🟡 | Προσωπικό, χώρος και πραγματική χρήση |
| Γεύμα με πελάτη | 🟡 | Ειδικός έλεγχος | Πελάτης, σκοπός, συμμετέχοντες και τεκμηρίωση |
| Βενζίνη προσωπικού ΕΙΧ | 🟡 / 🔴 | 🔴 κατά κανόνα | Ιδιοκτησία, διαδρομή, πελάτης και σκοπός |
| Διόδια για συγκεκριμένο έργο / πελάτη | 🟡 / 🟢 | Ειδικός έλεγχος | Προορισμός και συγκεκριμένος επαγγελματικός σκοπός |
| Leasing ΕΙΧ | 🟡 / 🟢 | 🔴 κατά κανόνα για κοινό ΕΙΧ | Επιχειρηματική ανάγκη, σύμβαση και πραγματική χρήση |
| Επαγγελματικό ταξίδι | 🟡 / 🟢 | Ειδικός έλεγχος | Σκοπός, ημερομηνίες και πλήρης φάκελος ταξιδιού |
| Κινητό / internet κατοικίας με μικτή χρήση | 🟡 / 🟢 | 🟡 | Εύλογος και τεκμηριωμένος επιμερισμός |
| Βάψιμο / επισκευές κατοικίας που χρησιμοποιείται και ως έδρα | 🟡 / 🟢 | 🟡 | Ποιος χώρος αφορά πραγματικά την επιχείρηση |
| Προσωπικός καθημερινός καφές | 🔴 | 🔴 | Προσωπική κατανάλωση |
| Προσωπικό γεύμα επιχειρηματία | 🔴 | 🔴 | Προσωπική διατροφή |
| Supermarket οικογένειας | 🔴 | 🔴 | Προσωπική κατανάλωση |
| Προσωπικά ρούχα / αγορές οικογένειας | 🔴 | 🔴 | Προσωπική χρήση |
| Προσωπική παράταση επαγγελματικού ταξιδιού | 🔴 | 🔴 | Προσωπικές ημέρες |
| Πρόστιμο / προσαύξηση | 🔴 | — | Ρητά μη εκπιπτόμενο |
* Εφόσον υπάρχει γενικό δικαίωμα έκπτωσης ΦΠΑ και δεν εφαρμόζεται ειδικός περιορισμός.
Χρήσιμα Υποδείγματα
Τα υποδείγματα βοηθούν στην πρακτική τεκμηρίωση των εξόδων επιχείρησης όταν η επαγγελματική χρήση δεν είναι αυτονόητη.
Δεν χρειάζεται να δημιουργείτε κάθε φορά από την αρχή τον τρόπο τεκμηρίωσης μιας δαπάνης.
Έχουμε ετοιμάσει απλά πρακτικά υποδείγματα που μπορείτε να χρησιμοποιείτε όταν χρειάζεται να καταγράψετε τον επαγγελματικό σκοπό και τα βασικά στοιχεία μιας δαπάνης.
✈️ Επαγγελματικό ταξίδι
Σκοπός ταξιδιού, προορισμός, ημερομηνίες, δαπάνες και συνοδευτικά στοιχεία.
Άνοιγμα υποδείγματος →🤝 Εμπορική περιοδεία
Επισκέψεις πελατών, πρόσωπα επικοινωνίας, αντικείμενο συνάντησης και follow-up.
Άνοιγμα υποδείγματος →🍽️ Επαγγελματικό γεύμα
Συμμετέχοντες, πελάτης ή συνεργάτης, σκοπός συνάντησης και σχετικό έργο.
Άνοιγμα υποδείγματος →🚗 Επαγγελματικές μετακινήσεις
Διαδρομή, προορισμός, πελάτης ή έργο, σκοπός και σχετικά έξοδα.
Άνοιγμα υποδείγματος →💻 Εξοπλισμός εκτός έδρας
Laptop, tablet, κινητά και άλλος εξοπλισμός: χρήστης, serial number, τόπος και σκοπός χρήσης.
Άνοιγμα υποδείγματος →🏠 Κατοικία ως έδρα
Επαγγελματικός χώρος, πραγματική χρήση, κοινές δαπάνες και βάση επιμερισμού.
Άνοιγμα υποδείγματος →Κατεβάστε το πλήρες Πακέτο Υποδειγμάτων Τεκμηρίωσης Επαγγελματικών Δαπανών.
Μην χάνετε νόμιμες δαπάνες. Θωρακίστε αυτές που πραγματοποιείτε.
Στόχος μας δεν είναι να απορρίπτουμε δαπάνες. Στόχος είναι να αξιοποιούνται όλες οι νόμιμες επαγγελματικές δαπάνες και να μπορούν να υποστηριχθούν αν ελεγχθούν μετά από χρόνια.
Να μη χάσετε ούτε μία δαπάνη που δικαιούστε.
Και να μπορείτε να υποστηρίξετε αυτές που δηλώσατε.
