Ο λογιστής, ο επιχειρηματίας και μια σχέση που πρέπει να αλλάξει

Όταν συζητάμε για τις δυσκολίες μιας ελληνικής επιχείρησης, συνήθως η κουβέντα ξεκινά από τη φορολογία, τις υποχρεώσεις και τη γραφειοκρατία.

Όμως υπάρχει και ένας άλλος παράγοντας, λιγότερο εμφανής αλλά εξίσου σημαντικός: η επιχειρηματική νοοτροπία.

Ο τρόπος δηλαδή με τον οποίο ο επιχειρηματίας αντιμετωπίζει τους αριθμούς της επιχείρησής του, την οικονομική πληροφόρηση και τον ρόλο του λογιστή.

Για πολλά χρόνια ο λογιστής θεωρήθηκε κυρίως ο άνθρωπος που «κρατά τα βιβλία», υποβάλλει τις δηλώσεις και θυμίζει τις προθεσμίες.

Η πραγματικότητα, όμως, έχει αλλάξει.

Και μαζί της πρέπει να αλλάξει και η σχέση του επιχειρηματία με τον λογιστή του.

Η επιλογή λογιστή δεν είναι απλώς θέμα τιμής

Είναι απολύτως λογικό μια επιχείρηση να ελέγχει τα έξοδά της.

Κάθε επιχειρηματίας πρέπει να γνωρίζει τι πληρώνει και γιατί.

Το πρόβλημα αρχίζει όταν η επιλογή ενός λογιστή περιορίζεται αποκλειστικά σε μία ερώτηση:

«Πόσο κοστίζει τον μήνα;»

Η τιμή ασφαλώς έχει σημασία.

Από μόνη της όμως δεν επιτρέπει πραγματική σύγκριση.

Για να συγκριθούν δύο επαγγελματίες πρέπει προηγουμένως να γνωρίζουμε τι ακριβώς προσφέρει ο καθένας.

Πόσο συχνά παρακολουθεί την επιχείρηση;

Ποιος ελέγχει τις φορολογικές και λοιπές υποχρεώσεις;

Υπάρχει ενημέρωση κατά τη διάρκεια του έτους ή μόνο όταν έρθει η ώρα της δήλωσης;

Υπάρχει εικόνα για την πορεία της επιχείρησης;

Υπάρχει συμβουλευτική υποστήριξη πριν από σημαντικές αποφάσεις;

Η σωστή ερώτηση, λοιπόν, δεν είναι μόνο «πόσο πληρώνω;», αλλά κυρίως «τι υπηρεσία λαμβάνω;».

Δεν παρέχουν όλα τα λογιστικά γραφεία την ίδια υπηρεσία

Υπάρχει η αντίληψη ότι η λογιστική εργασία είναι περίπου ίδια παντού.

Δεν είναι.

Άλλο είναι η απλή καταχώριση των παραστατικών και άλλο η ουσιαστική παρακολούθηση μιας επιχείρησης.

Άλλο είναι να υποβληθεί εγκαίρως μια δήλωση και άλλο να έχει προηγηθεί έλεγχος των δεδομένων που οδήγησαν σε αυτήν.

Άλλο είναι να ενημερωθεί ο επιχειρηματίας για έναν φόρο που πρέπει να πληρώσει και άλλο να γνωρίζει εγκαίρως τι φορολογική επιβάρυνση διαμορφώνεται ώστε να μπορεί να προγραμματίσει.

Και φυσικά άλλο είναι να βλέπεις απλώς αριθμούς και άλλο να μπορείς να τους ερμηνεύσεις.

Η διαφορά αυτή συχνά δεν φαίνεται στην καθημερινότητα.

Φαίνεται όμως όταν εμφανιστεί ένα λάθος, ένας έλεγχος, ένα πρόβλημα ρευστότητας ή όταν πρέπει να ληφθεί μια σημαντική επιχειρηματική απόφαση.

Ο λογιστής δεν μπορεί πλέον να λειτουργεί μόνο ως διεκπεραιωτής

Οι απαιτήσεις της σημερινής επιχείρησης είναι πολύ διαφορετικές από εκείνες πριν από μερικά χρόνια.

Η ψηφιοποίηση της φορολογικής διοίκησης, τα ηλεκτρονικά βιβλία, η ηλεκτρονική τιμολόγηση, οι διαβιβάσεις δεδομένων, οι ηλεκτρονικές διασταυρώσεις, οι εργατικές υποχρεώσεις και η συνεχής μεταβολή του κανονιστικού πλαισίου έχουν αυξήσει σημαντικά τόσο τον όγκο όσο και την ευθύνη της λογιστικής παρακολούθησης.

Ταυτόχρονα όμως έχει αυξηθεί και κάτι ακόμη:

η ανάγκη της επιχείρησης για σωστή οικονομική πληροφόρηση.

Ο επιχειρηματίας δεν χρειάζεται μόνο να γνωρίζει τι πρέπει να πληρώσει στην εφορία.

Χρειάζεται να γνωρίζει:

• ποιο είναι το πραγματικό κόστος λειτουργίας του,
• ποιο μέρος της δραστηριότητάς του είναι αποδοτικότερο,
• ποιες υποχρεώσεις έρχονται τους επόμενους μήνες,
• πόση ρευστότητα χρειάζεται,
• πώς εξελίσσονται τα αποτελέσματά του,
• και ποιοι οικονομικοί ή φορολογικοί κίνδυνοι υπάρχουν μπροστά του.

Εκεί ο λογιστής παύει να είναι απλώς ο άνθρωπος των δηλώσεων.

Γίνεται άνθρωπος που μπορεί να βοηθήσει τον επιχειρηματία να κατανοήσει καλύτερα την ίδια του την επιχείρηση.

Τζίρος, κέρδος και διαθέσιμα δεν είναι το ίδιο πράγμα

Ένα από τα συχνότερα προβλήματα στις μικρές επιχειρήσεις είναι ότι η οικονομική τους κατάσταση εκτιμάται κυρίως από το υπόλοιπο της τράπεζας ή από τον τζίρο.

Όμως αυτά από μόνα τους μπορεί να δημιουργήσουν εντελώς λανθασμένη εικόνα.

Μια επιχείρηση μπορεί να έχει αυξημένο τζίρο αλλά μειωμένο περιθώριο κέρδους.

Μπορεί να εμφανίζει λογιστικό κέρδος αλλά να αντιμετωπίζει σοβαρό πρόβλημα ρευστότητας.

Μπορεί να αυξάνει τις πωλήσεις της αλλά μαζί να αυξάνονται τόσο τα έξοδα και οι ανάγκες χρηματοδότησης ώστε τελικά να επιδεινώνεται η οικονομική της θέση.

Μπορεί ακόμη να υπάρχουν χρήματα στον τραπεζικό λογαριασμό τα οποία στην πραγματικότητα αντιστοιχούν σε ΦΠΑ, φόρους, ασφαλιστικές εισφορές ή άλλες υποχρεώσεις που σύντομα θα πρέπει να καταβληθούν.

Γι’ αυτό η διοίκηση μιας επιχείρησης δεν μπορεί να βασίζεται μόνο στο ένστικτο.

Χρειάζεται αριθμούς.

Και κυρίως χρειάζεται σωστή ανάγνωση των αριθμών.

Η χρηματοοικονομική ενημέρωση δεν αφορά μόνο τις μεγάλες επιχειρήσεις

Υπάρχει ακόμη η αντίληψη ότι προϋπολογισμοί, ταμειακές ροές, ανάλυση κόστους και οικονομικός προγραμματισμός αφορούν κυρίως μεγάλες εταιρείες.

Στην πραγματικότητα μπορεί να είναι ακόμη πιο σημαντικά για μια μικρή επιχείρηση.

Μια μεγάλη εταιρεία διαθέτει συνήθως μεγαλύτερα οικονομικά περιθώρια, οργανωμένα τμήματα και πρόσβαση σε περισσότερα εργαλεία χρηματοδότησης.

Μια μικρή επιχείρηση μπορεί να επηρεαστεί πολύ περισσότερο από έναν λάθος υπολογισμό, μια απρόβλεπτη φορολογική επιβάρυνση ή μια περίοδο περιορισμένης ρευστότητας.

Δεν χρειάζονται απαραίτητα περίπλοκες οικονομικές αναλύσεις.

Χρειάζεται όμως ο επιχειρηματίας να έχει σε τακτική βάση μια καθαρή εικόνα:

Πού βρίσκεται σήμερα, ποιες υποχρεώσεις έχει μπροστά του και προς ποια κατεύθυνση κινείται.

Αυτό είναι ουσιαστικά χρηματοοικονομική κουλτούρα.

Η χαμηλότερη αμοιβή δεν σημαίνει πάντοτε χαμηλότερο κόστος

Δεν υπάρχει κανένας κανόνας που να λέει ότι ένας ακριβότερος λογιστής είναι καλύτερος ή ότι ένας οικονομικότερος είναι χειρότερος.

Υπάρχει όμως ένας απλός επιχειρηματικός κανόνας:

μια υπηρεσία πρέπει να αξιολογείται σε σχέση με αυτό που προσφέρει και όχι μόνο με την τιμή της.

Η λογιστική υποστήριξη απαιτεί χρόνο, ανθρώπους, τεχνολογία, συνεχή ενημέρωση και ανάληψη ευθύνης.

Όταν μια υπηρεσία επιλέγεται αποκλειστικά με κριτήριο το χαμηλότερο δυνατό κόστος, είναι λογικό να περιορίζεται κάπου και το εύρος της.

Και το πραγματικό κόστος μιας ανεπαρκούς παρακολούθησης μπορεί να εμφανιστεί πολύ αργότερα:

σε ένα πρόστιμο,

σε μια χαμένη προθεσμία,

σε έναν φόρο που δεν είχε προβλεφθεί,

σε μια λανθασμένη διαδικασία,

σε μια ευκαιρία που δεν αξιοποιήθηκε,

ή ακόμη και σε μια επιχειρηματική απόφαση που ελήφθη χωρίς επαρκή οικονομικά δεδομένα.

Αυτός είναι και ο λόγος που η φθηνότερη υπηρεσία δεν είναι πάντοτε η οικονομικότερη επιλογή.

Ευθύνη όμως έχει και ο ίδιος ο λογιστικός κλάδος

Θα ήταν εύκολο να αποδώσουμε όλη την ευθύνη στους επιχειρηματίες.

Δεν θα ήταν όμως σωστό.

Και οι ίδιοι οι λογιστές πρέπει να επαναπροσδιορίσουμε τον ρόλο μας.

Πρέπει να εξηγούμε με σαφήνεια ποιες υπηρεσίες παρέχουμε και ποιες όχι.

Να κοστολογούμε τη δουλειά μας με βάση τον πραγματικό χρόνο και την ευθύνη που απαιτεί.

Να οργανώνουμε καλύτερα την πληροφόρηση που δίνουμε στους πελάτες μας.

Και κυρίως να μη θεωρούμε ότι η δουλειά ολοκληρώνεται επειδή υποβλήθηκε σωστά μια δήλωση.

Αν θέλουμε ο επιχειρηματίας να βλέπει τον λογιστή ως συνεργάτη, πρέπει και ο λογιστής να λειτουργεί ως συνεργάτης.

Να γνωρίζει όσο γίνεται καλύτερα την επιχείρηση.

Να παρακολουθεί.

Να ρωτά.

Να εντοπίζει έγκαιρα προβλήματα.

Να εξηγεί.

Και, όπου μπορεί, να βοηθά ώστε οι αποφάσεις να λαμβάνονται με καλύτερη πληροφόρηση.

Μια διαφορετική σχέση επιχείρησης και λογιστή

Η ουσιαστική συνεργασία δεν σημαίνει ότι ο λογιστής διοικεί την επιχείρηση.

Οι επιχειρηματικές αποφάσεις ανήκουν πάντοτε στον επιχειρηματία.

Ο λογιστής όμως μπορεί να του δώσει κάτι πολύ σημαντικό πριν αποφασίσει:

πληροφόρηση.

Να του δείξει τα οικονομικά δεδομένα.

Να εξηγήσει τις φορολογικές συνέπειες.

Να επισημάνει έναν κίνδυνο.

Να παρουσιάσει τις διαθέσιμες επιλογές.

Και στη συνέχεια ο επιχειρηματίας, γνωρίζοντας καλύτερα τα δεδομένα, να αποφασίσει.

Αυτή είναι για εμάς η σύγχρονη σχέση λογιστή και επιχείρησης.

Μια σχέση που στηρίζεται στην εμπιστοσύνη, στην ενημέρωση, σε ξεκάθαρους ρόλους και σε αμοιβαίες υποχρεώσεις.

Τελικά, ποια είναι η αξία ενός λογιστή;

Ίσως λοιπόν το «πόσο κοστίζει ένας λογιστής;» να μην είναι η πρώτη ερώτηση που πρέπει να κάνει μια επιχείρηση.

Ίσως προηγείται μία διαφορετική:

«Τι περιμένω από τον λογιστή μου;»

Αν η απάντηση είναι μόνο η τήρηση των υποχρεώσεων και η υποβολή των δηλώσεων, τότε η συζήτηση πράγματι μπορεί να περιοριστεί κυρίως στην τιμή.

Αν όμως η επιχείρηση θέλει συστηματική παρακολούθηση, καλύτερη οικονομική εικόνα, έγκαιρη προειδοποίηση και έναν επαγγελματία με τον οποίο μπορεί να συζητήσει πριν πάρει σημαντικές αποφάσεις, τότε η αξιολόγηση πρέπει να γίνει διαφορετικά.

Γιατί η αξία του λογιστή δεν βρίσκεται μόνο σε όσα κάνει όταν μια υποχρέωση λήγει.

Βρίσκεται πολλές φορές σε αυτό που θα εντοπίσει πριν δημιουργηθεί το πρόβλημα.

Και αυτή ίσως είναι η σημαντικότερη αλλαγή νοοτροπίας που χρειάζεται σήμερα τόσο η επιχείρηση όσο και ο λογιστής.